خانم بارداری معترض و ناراحت وارد اتاق دکتر مفید شد. او برای گرفتن نوبت، بی نظمی و رفتار نادرست منشی اعتراض داشت. دکتر مفید این موارد را قبلا از بیمارن دیگر شنیده بود. این بار تصمیم گرفت منشی خود را اخراج کند. یک فرد جدید استخدام شد. اما صدای اعتراض بیماران دوباره به گوش دکتر مفید رسید. منشی جدید کارها را با سرعت پایین انجام می داد و زمان انتظار برای بیماران طولانی بود. دکتر مفید می داند بیمارانی که ناراضی از مرکز خارج می شوند دیگر به آنجا مراجعه نخواهند کرد. او به دنبال استخدام یک منشی خوب مرکز سونوگرافی است.
ما در این مقاله قصد داریم ویژگی ها، خصوصیات و رفتار صحیح یک منشی خوب با بیماران مرکز سونوگرافی را شرح دهیم. پس تا آخر مقاله با ما باشید.
مقدمه
یک مرکز سونوگرافی مانند مطب ها و بیمارستان ها، روزانه تعداد زیادی مراجعه کننده دارد. رفت و آمد پی در پی بیماران و تقاضا برای انجام سونوگرافی نیازمند مدیریت و ساماندهی است. حضور یک فرد در نقش منشی متعهد، باهوش با روابط عمومی بالا برای ایجاد نظم در مرکز سونوگرافی لازم است. منشی اولین نفری است که با بیمار ارتباط برقرار می کند. یک منشی خوب می تواند در برخورد اول تصویر یک مرکز سونوگرافی خوب را در ذهن بیمار ایجاد کند. رضایت بیمار به معنی جذب مشتری و به تدریج افزایش مراجعات است.
منشی کیست؟
منشی کسی است که توسط شخص یا سازمانی استخدام می شود و توانایی انجام وظایفی مانند تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسهها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارشها از فعالیتهای مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی را دارد. امروزه منشی وظایف دیگری چون مدیریت بودجه و حسابداری، نگهداری و رسیدگی به وب سایت و شبکه های اجتماعی، برنامهریزی و تهیه مقدمات سفر و غیره را برعهده دارد.
هدف از استخدام منشی در مرکز سونوگرافی
در یک مرکز سونوگرافی ممکن است افراد مختلفی مانند پزشک، پرستار، گزارش نویس، مدیر مرکز، نیروی خدمات، مسئول مالی، نگهبان و مدیریت مرکز مشغول به کار باشند. مرکز سونوگرافی روزانه به مراجعین و بیماران بسیاری خدمات می دهد. اینجاست که نیازمند حضور یک فرد برای برقراری ارتباط با بیماران و سایر پرسنل به منظور خدمات رسانی هرچه بهتر و ایجاد نظم در کارها است. برنامه ریزی، نوبت دهی، پاسخ به تلفن مراجعین و غیره نمی تواند توسط پزشک، پرستار یا افراد دیگر انجام شود. پس استخدام یک منشی خوب به عنوان عضو کلیدی و نفر اول صف پرسنل یک راهکار مناسب و اصولی برای پیشرفت مرکز سونوگرافی شما است.
بیمار به محض ورود به منشی مراجعه می کند. در نتیجه یک منشی با ویژگی هایی که دارد، بیمار را جذب می کند و رونق دهنده کسب و کار مرکز سونوگرافی شما می شود.
هدف از استخدام منشی در مرکز سونوگرافی پاسخگویی و جذب بیمار، ایجاد نظم، برنامه ریزی، نوبت دهی، انجام کارهای سیستمی و آسان شدن امکان استفاده مراجعین از خدمات مرکز است. توجه کنید که یک منشی خوب مرکز شما را پیشرفت می دهد و یک منشی بد کسب و کارتان را مختل خواهد کرد. به عنوان مثال رفتار نامناسب منشی با بیمار، نارضایتی ایجاد می کند. بیمار ناراضی از مرکز سونوگرافی شما خواهد رفت و داستان را برای دوستان خود تعریف خواهد کرد.
ویژگی های منشی خوب مرکز سونوگرافی
یک منشی خوب فردی باهوش و سریع است که وظایف خود را با دقت بالا انجام می دهد. او توانایی برقراری ارتباط موثر و دوستانه با بیماران، پزشک، پرستاران و سایر نیروها را دارد. فن بیان بالا، حفظ احترام و رفتار دوستانه منشی با بیماران باعث ایجاد ارتباط عاطفی بیمار با مرکز سونوگرافی شما می شود. در شرایطی که بیمار از مسئله ای اعلام نارضایتی کند، منشی باید صبورانه و با احساس همدلی برخورد کند. حتی اگر حق با بیمار نباشد، این منشی است که با لبخند و مهارت کلامی خود مسئله به وجود آمده را حل و فصل می کند.
استفاده از تلفن و فضای مجازی برای اخذ نوبت انتخاب اول بیماران است. چرا که افراد به علت وجود مشغله زیاد تمایلی به رفت و آمد برای کارهای جزئی را ندارند. بنابراین یک منشی خوب مرکز سونوگرافی در هر شرایطی تماس های تلفنی و پیام های بیماران را پاسخ می دهد. البته پاسخگویی هم زمان به مراجعین حضوری و غیرحضوری نیازمند مهارت مدیریتی و احساس وظیفه شناسی است. یکی دیگر از ویژگی های منشی، توانایی برنامه ریزی وقت ویزیت و نوبت دهی به بیماران است. یک منشی ماهر با برنامه ریزی دقیق در مرکز سونوگرافی نظم ایجاد می کند. وجود نظم رضایت بیماران را در پی خواهد داشت. رضایت بیمار فعلی به معنی جذب بیماران جدید در آینده است.
یک منشی خوب در شرایط پرفشار و پراسترس، خود را سازگار می کند. ممکن است پزشک در لحظه از منشی کاری را بخواهد که در برنامه نباشد. یک بیمار اورژانسی و بدحال به مرکز سونوگرافی شما مراجعه کند و یا اینکه به دلایلی پزشک سونوگرافی دیر به مرکز برسد و برنامه ریزی به هم بخورد. منشی خوب می تواند وضعیت به وجود آمده را کنترل کند و خود را با شرایط اضطراری هماهنگ کند.
وظایف منشی مرکز سونوگرافی
۱-پاسخگویی به مراجعین:
تمام مراجعین مرکز سونوگرافی الزاما خدمات مورد نظرشان را از شما نمی گیرند. یک بیمار حق انتخاب دارد. او می تواند به مراکز سونوگرافی رقیب مراجعه کند. بنابراین منشی به عنوان اولین نفر صف نیروهای یک مرکز باید با رفتار مناسب، روی خوش و پاسخگویی به موقع از مراجعه کننده استقبال کند. درصورت رعایت نکردن آداب برخورد، امکان از دست دادن بیمار و واگذاری او به مراکز سونوگرافی دیگر بسیار زیاد است.
۲- برنامه ریزی و نوبت دهی:
برنامه ریزی و زمانبندی دقیق نوبت ها و هماهنگی و اطلاع رسانی به بیماران از وظایف اصلی منشی است. یک منشی خوب با صبر و حوصله این کار را انجام می دهد. بی دقتی در برنامه ریزی، بی نظمی ایجاد می کند. بیمارانی که متقاضی خدمات سونوگرافی هستند دارای شرایط حساس جسمانی هستند. پس یک بیمار با شرایط خاص، تاب و تحمل بی نظمی و انتظار کشیدن را ندارد.
۳-دریافت مدارک بیماران:
بیماران مدارک خود مانند بیمه را به منشی تحویل می دهند. یک منشی خوب در نگهداری آنها بسیار تلاش می کند. در صورت گم شدن هر یک از مدارک برای بیمار دردسرهای زیادی درست می شود. پس حساسیت و ا همیت اسناد و مدارک بیماران را به منشی مرکز سونوگرافی خود گوشزد کنید.
۴-آشنایی با سیستم کامپیوتری و نرم افزارها:
امروزه در بیمارستان ها، مطب ها و مراکز سونوگرافی از نرم افزار برای نوبت دهی و نگهداری اطلاعات بیماران استفاده می کنند. یک منشی خوب توانایی کار با سیستم کامپیوتر و آشنایی کافی با انواع نرم افزارها را دارد. اگر یک منشی خوب و با استعداد دارید می توانید یک دوره مختصر و تکمیلی کار با سیستم و نرم افزارهای مربوطه تهیه کنید. علاوه بر کامپیوتر و نرم افزار، منشی باید آشنایی کافی با ابزارهای جانبی مانند پرینتر و غیره را داشته باشد.
۵- تسلط بر فضای مجازی و شبکه های اجتماعی:
بسیاری از مراکز سونوگرافی از فضای مجازی برای معرفی خدمات و مهارت پزشکان خود استفاده می کنند. در فضای مجازی بیماران می توانند سوالات خود را مطرح کرده و پاسخ دریافت کنند. در چنین شرایطی منشی مرکز سونوگرافی شما باید توانایی کار در فضای مجازی و شبکه های اجتماعی را داشته باشد. توجه کنید که همواره باید به روز عمل کنید واگرنه سایر مراکز از شما سبقت خواهند گرفت.
۶-تایپ:
یک منشی خوب مهارت تایپ و یادداشت برداری دارد. برای ثبت اطلاعات بیماران و شرح حال آنها در نرم افزار، مهارت تایپ سرعت عمل را بالا می برد. پرونده تایپ شده و منظم می تواند دسترسی به اطلاعات بیمار را برای پزشک سونوگرافیست راحت کند.
۷- ایجاد نظم و آرامش
یک مرکز سونوگرافی اگر دارای نظم و آرامش باشد هم پرسنل و پزشک بهتر وظایفشان را انجام می دهند، هم بیماران بدون هرگونه استرس خدمات دریافت می کنند. وجود فضای متشنج و بی نظم همواره نارضایتی به دنبال خواهد داشت. ایجاد نظم و انضباط و حفظ آرامش محیط بر عهده منشی مرکز است.
۹-آشنایی منشی خوب مرکز سونوگرافی با زبان های دیگر
اگر مرکز سونوگرافی شما بیماران خارجی دارد باید منشی به زبان دیگر غیر از فارسی تسلط داشته باشد. امروزه با مراجعه بیماران کشورهای همسایه و رواج توریست سلامت در کشور، آشنایی به زبان انگلیسی از ضروریات است. با توجه به علاقه کشورهای همسایه به خصوص عراق به استفاده از خدمات پزشکی ایران، آشنایی منشی به زبان عربی اهمیت دارد.
رفتار منشی خوب مرکز سونوگرافی با بیمار
مرکز سونوگرافی شما برای جذب بیماران بیشتر، به منشی خوب نیاز دارد. اگر او آموزش لازم را برای رفتار مناسب با بیمار ندیده باشد، تمام تلاش ها و هزینه هایی که برای تبلیغات، تجهیزات و مکان مرکز سونوگرافی انجام دادید به هدر خواهد رفت. بسیاری از بیماران برای کسب اطلاعات درخصوص نوبت دهی، آشنایی با خدمات مرکز و شناخت دکتر متخصص ترجیه می دهند به جای مراجعه حضوری تماس تلفنی برقرار کنند. بیمار با شنیدن چند بار بوق با فرض اینکه مطب تعطیل است از انتخاب خود منصرف خواهد شد و شماره مرکز سونوگرافی دیگری را خواهد گرفت. پس منشی نباید در پاسخ دادن به تلفن تعلل کند و بعد از شنیدن ۲ یا ۳ زنگ بلافاصله پاسخ دهد.
یک منشی خوب در تماس تلفنی با لحنی مودبانه و رسا با بیمار صحبت می کند. لحن صدا، حالت چهره و سلام و احوالپرسی منشی با فرد پشت تلفن باید همانگونه باشد که با یک مراجعه کننده حضوری دارد. منشی پس از پایان مکالمه هرگز بدون خداحافظی و پیش از مخاطب نباید تلفن را قطع کند. این رفتار، بی احترامی به بیمار است.
یک منشی خوب در برنامه ریزی نوبت دهی به زمان درخواستی بیمار توجه می کند. برای یادآوری نوبت یک روز قبل با بیمار تماس می گیرد. درصورتیکه بیمار نوبت خود را کنسل کرد، منشی نوبت دیگری با نزدیکترین زمان ممکن برای او تنظیم می کند.
افراد با شخصیت های مختلف به مرکز سونوگرافی شما مراجعه خواهند کرد. ممکن است با یک بیمار عصبانی روبرو شوید. یک منشی خوب با احترام و ادب با او صحبت می کند. به اعتراضات بیمار گوش داده و سعی می کند او را آرام کند. او تلاش می کند در کمال خونسردی مشکل پیش آمده را حل کند.
نتیجه گیری
منشی خوب در یک مرکز سونوگرافی تاثیرگذارترین نیرو است. منشی اولین نفری است که مراجعین با او در تماس هستند. بنابراین مهارت ها و ویژگی های منشی، در معرفی برند مرکز سونوگرافی نقش بسزایی دارد. آموزش نحوه رفتار با بیماران، پاسخ تلفن، برنامه ریزی و مهارت های لازم به منشی، می تواند جایگاه مرکز سونوگرافی شما را در میان سایر مراکز ارتقا دهد.
در این مقاله سعی کردیم با بیان ویژگی ها، وظایف یک منشی نقش او را در پیشرفت مرکز سونوگرافی بیان کنیم.
شما به عنوان مدیر یک مرکز سونوگرافی یا پزشک سونوگرافیست چه ویژگی هایی را برای انتخاب منشی خود در نظر می گیرد؟ جواب های خودتان را در نظرات بنویسید.